Les dossiers publics sont l’une des nombreuses fonctionnalités de Microsoft Exchange. Son but est de permettre aux utilisateurs d’Outlook d’accéder à des dossiers communs pour partager des informations.
Que sont les dossiers publics de Microsoft Exchange ?
Les administrateurs Exchange peuvent contrôler l’accès des utilisateurs en attribuant des autorisations à un dossier public. Vous pouvez également mettre un dossier public à la disposition de tous les membres d’une organisation.
Les dossiers publics prennent également en charge les fonctionnalités suivantes :
- Contacts
- Éléments du calendrier
- Messages
- Entrées de journal
- Notes
- Attributs personnalisés
- Modèles
Pourquoi utiliser les dossiers publics ?
Pour de nombreuses organisations qui utilisent Microsoft Exchange, les dossiers publics constituent un moyen simple de partager du contenu avec plusieurs utilisateurs et groupes. La plupart des utilisateurs ont déjà accès à Microsoft Outlook, l’ajout de cette fonctionnalité à la vue de leur boîte aux lettres est donc logique et facile à mettre en œuvre. Les administrateurs peuvent définir la hiérarchie des dossiers publics et attribuer un statut de propriété à des parties distinctes de la hiérarchie pour alléger la charge administrative. Les administrateurs Hosted exchange délégués peuvent alors gérer les permissions directement depuis Outlook. Vous pouvez même configurer les dossiers pour qu’ils reçoivent des messages électroniques en activant le dossier pour la messagerie.
Que sont les dossiers publics activés par courrier électronique ?
Les dossiers publics compatibles avec la messagerie permettent au dossier de recevoir directement des messages électroniques. Une adresse SMTP leur est attribuée une fois que vous avez configuré le dossier pour qu’il soit compatible avec le courrier électronique. Dans un environnement partagé comme celui des dossiers publics, les dossiers publics compatibles avec le courrier électronique constituent un bon moyen de centraliser la distribution du courrier électronique pour des groupes ou des services spécifiques sans avoir à donner le contrôle des boîtes aux lettres à plusieurs utilisateurs. Vous pouvez même permettre aux utilisateurs d’envoyer des e-mails au nom des dossiers publics compatibles avec le courrier électronique, ce qui en fait une solution puissante pour gérer une adresse e-mail d’équipe sans avoir besoin d’un compte e-mail défini séparément auquel vous vous connectez.
Comment les organisations utilisent-elles les dossiers publics ?
En raison de la simplicité du déploiement et de la facilité avec laquelle les utilisateurs peuvent partager du contenu, les dossiers publics se retrouvent souvent au cœur des processus commerciaux. Ajoutez à cela la possibilité de recevoir des courriels directement dans le dossier et vous pouvez rationaliser un processus commercial assez facilement. Voici quelques exemples :
Organisez les projets dans leur propre dossier dédié.
Des sous-dossiers distincts sont créés pour organiser le contenu spécifique du projet et des dossiers compatibles avec le courrier électronique sont créés pour recevoir les courriels spécifiquement liés au projet.
- Dossiers spécifiques aux unités d’affaires pour partager le contenu qui leur est propre.
- Des calendriers de suivi d’équipe auxquels tout le monde a accès en créant un dossier de calendrier.
- Dossiers liés à des adresses électroniques pour recevoir des messages vocaux et des télécopies en utilisant des dossiers compatibles avec le courrier électronique.
- Modèles personnalisés pour les réponses automatiques aux dossiers de courrier électronique de l’équipe (par exemple : « Nous avons reçu votre demande et nous vous répondrons dans les 24 heures »).
- Référentiel de contacts
Comment consulter les dossiers publics ?
L’interaction avec les dossiers publics se fait à l’aide de Microsoft Outlook. Pour voir et travailler avec vos dossiers publics, vous devez avoir reçu un accès et activer l’affichage dans votre profil Outlook :
REMARQUE : Outlook 2013 est utilisé à titre d’exemple, mais les étapes sont similaires pour les autres versions. Ouvrez Outlook et sélectionnez votre profil de messagerie si vous y êtes invité. Par défaut, vous ne verrez pas la hiérarchie des dossiers publics.
En bas d’Outlook, vous verrez des options telles que Courrier, Calendrier, Personnes, Tâches, etc. Cliquez sur le bouton (…), puis sélectionnez Dossiers. Cela modifiera la vue de votre boîte aux lettres sur le côté gauche, en affichant votre hiérarchie de dossiers publics.
Comment activer les dossiers publics d’Exchange
En fonction de vos autorisations, vous pourrez parcourir la hiérarchie des dossiers publics. Vous pouvez également ajouter, modifier et supprimer du contenu, ce qui inclut la création/suppression de dossiers. Vous pouvez également gérer les autorisations sur des dossiers spécifiques si votre administrateur vous en a donné les droits. Afin d’obtenir cette fonctionnalité, elle doit d’abord être configurée sur votre serveur Exchange. Enfin, vous pouvez ajouter les dossiers fréquemment visités à vos Favoris, ce qui vous permet de les consulter plusieurs fois sans avoir à parcourir la hiérarchie des dossiers publics à chaque fois.
Comment activer les dossiers publics dans Exchange 2010
Exchange 2010 prend en charge les dossiers publics traditionnels, ce qui signifie qu’il dispose de sa propre base de données dédiée pour prendre en charge l’ensemble de votre hiérarchie de dossiers publics. Vous ne pouvez avoir qu’une seule base de données de dossiers publics sur un serveur Exchange 2010 par organisation. La base de données de dossiers publics est ajoutée de la même manière que vous ajoutez une nouvelle base de données de boîtes aux lettres, qui peut être ajoutée via Powershell ou via la console de gestion Exchange (EMC) Voir https://geneve.news/alternative-hosted-exchange-geneve/ pour en savoir plus